Otrzymałem kolejny projekt do zaopiniowania. Tym razem jest to propozycja zmian zasad archiwizacji akt sądowych, polegająca ogólnie rzecz biorąc na zdjęciu z sędziów obowiązku wydawania zarządzeń co do wysłania akt do archiwum. Propozycja słuszna, ale dlaczego pojawia się dopiero teraz. Narzekania na konieczność „robienia archiwizacji” słychać było co bardzo wielu lat, a przez ten czas można było to poprawić z dziesięć razy.
O co chodzi? Ano o to, że akta każdej sprawy sądowej po zakończeniu trafiają do archiwum sądowego. Ale że archiwa mają ograniczoną pojemność, a ilość spraw z roku na rok rośnie (w tej chwili już wpływa ich jakieś 13 milionów rocznie) to akta przechowuje się w archiwum sądowym tylko przez pewien czas, po czym wysyła albo na makulaturę albo do archiwum państwowego, i niech oni tam się dalej martwią gdzie to trzymać. To jakie akta jak długo się trzyma, i co potem z nimi robi reguluje odpowiednie rozporządzenie Ministra Sprawiedliwości - na przykład akta spraw o stwierdzenie nabycia spadku trzyma się w sądzie przez 50 lat, ale akta sprawy o jazdę na gapę już tylko przez 10 lat. Dzisiaj odpowiedniej kwalifikacji musi dokonać sędzia, ustalić ile lat należy dane akta trzymać, wpisać to na obwolucie, podpisać, i wziąć następne. Niby nic, ale po przemnożeniu przez kilkaset spraw w sumie daje to całkiem spory kawałek czasu pracy zmarnowany na wykonywanie czynności czysto biurowej. A to nie wszystko, bo oprócz „kwalifikowania” obowiązkiem sędziego jest także „brakowanie”, czyli decydowanie o usunięciu akt z archiwum sądowego i przekazaniu ich na makulaturę, po upływie czasu ich przechowywania. Wydawałoby się, że archiwista mógłby sobie sam z tym poradzić – na okładce jest wpisana data zakończenia i okres przechowywania i jak on upłynie to akta można zniszczyć. Ale nie – to także wymaga u nas podpisu sędziego. Więc sędziowie siedzą i pokryci warstwą kurzu pracowicie przeglądają akta i podpisują listy akt do przemiału. I ciągle się zastanawiają, czy taka „archiwalna” robota faktycznie powinna być wykonywana przez sędziego.
Przedstawiony do zaopiniowania projekt jest krokiem w dobrym kierunku, ponieważ przekazuje on całość zadania dotyczącego „archiwizacji” i „brakowania” akt w ręce kierownika sekretariatu – czyli osoby zarządzającej tą „biurową” częścią pracy sądu. To kierownik sekretariatu ma kwalifikować akta, przewodniczyć komisji d/s brakowania itp. Dzięki temu sędziowie będą mogli zająć się swoją właściwą robotą, czyli rozstrzyganiem sporów, na czym skorzystają wszyscy. Pozostaje tylko kibicować, aby ta zmiana weszła jak najszybciej i żeby była taką „jaskółką” po której przyjdą następne. Aby kierownik sekretariatu (albo upoważniony przez niego pracownik) mógł decydować o wydaniu stronom kserokopii i odpisów z akt. By to kierownik sekretariatu mógł decydować o wypożyczeniu innemu sądowi akt prawomocnie zakończonej sprawy, czy nawet o wydaniu odpisu orzeczenia. A po zamieszczeniu w aktach adnotacji sędziego o prawomocności orzeczenia poświadczać prawomocność. Aby mógł sam udzielać odpowiedzi na zapytania o stan sprawy i takie tam. Ogólnie żeby kierownik sekretariatu (i podlegli mu sekretarze, bo sam tego nie udźwignie) przejął wszystkie czynności organizacyjno-biurowe, stając się odpowiednikiem anglosaskiego Clerk of the Court – pośrednikiem pomiędzy stronami a sędziami.
W tej beczce miodu jest jednakże także i łyżka dziegciu. Jak zwykle zresztą. Zacytuję w tym miejscu fragment uzasadnienia tego projektu:
O co chodzi? Ano o to, że akta każdej sprawy sądowej po zakończeniu trafiają do archiwum sądowego. Ale że archiwa mają ograniczoną pojemność, a ilość spraw z roku na rok rośnie (w tej chwili już wpływa ich jakieś 13 milionów rocznie) to akta przechowuje się w archiwum sądowym tylko przez pewien czas, po czym wysyła albo na makulaturę albo do archiwum państwowego, i niech oni tam się dalej martwią gdzie to trzymać. To jakie akta jak długo się trzyma, i co potem z nimi robi reguluje odpowiednie rozporządzenie Ministra Sprawiedliwości - na przykład akta spraw o stwierdzenie nabycia spadku trzyma się w sądzie przez 50 lat, ale akta sprawy o jazdę na gapę już tylko przez 10 lat. Dzisiaj odpowiedniej kwalifikacji musi dokonać sędzia, ustalić ile lat należy dane akta trzymać, wpisać to na obwolucie, podpisać, i wziąć następne. Niby nic, ale po przemnożeniu przez kilkaset spraw w sumie daje to całkiem spory kawałek czasu pracy zmarnowany na wykonywanie czynności czysto biurowej. A to nie wszystko, bo oprócz „kwalifikowania” obowiązkiem sędziego jest także „brakowanie”, czyli decydowanie o usunięciu akt z archiwum sądowego i przekazaniu ich na makulaturę, po upływie czasu ich przechowywania. Wydawałoby się, że archiwista mógłby sobie sam z tym poradzić – na okładce jest wpisana data zakończenia i okres przechowywania i jak on upłynie to akta można zniszczyć. Ale nie – to także wymaga u nas podpisu sędziego. Więc sędziowie siedzą i pokryci warstwą kurzu pracowicie przeglądają akta i podpisują listy akt do przemiału. I ciągle się zastanawiają, czy taka „archiwalna” robota faktycznie powinna być wykonywana przez sędziego.
Przedstawiony do zaopiniowania projekt jest krokiem w dobrym kierunku, ponieważ przekazuje on całość zadania dotyczącego „archiwizacji” i „brakowania” akt w ręce kierownika sekretariatu – czyli osoby zarządzającej tą „biurową” częścią pracy sądu. To kierownik sekretariatu ma kwalifikować akta, przewodniczyć komisji d/s brakowania itp. Dzięki temu sędziowie będą mogli zająć się swoją właściwą robotą, czyli rozstrzyganiem sporów, na czym skorzystają wszyscy. Pozostaje tylko kibicować, aby ta zmiana weszła jak najszybciej i żeby była taką „jaskółką” po której przyjdą następne. Aby kierownik sekretariatu (albo upoważniony przez niego pracownik) mógł decydować o wydaniu stronom kserokopii i odpisów z akt. By to kierownik sekretariatu mógł decydować o wypożyczeniu innemu sądowi akt prawomocnie zakończonej sprawy, czy nawet o wydaniu odpisu orzeczenia. A po zamieszczeniu w aktach adnotacji sędziego o prawomocności orzeczenia poświadczać prawomocność. Aby mógł sam udzielać odpowiedzi na zapytania o stan sprawy i takie tam. Ogólnie żeby kierownik sekretariatu (i podlegli mu sekretarze, bo sam tego nie udźwignie) przejął wszystkie czynności organizacyjno-biurowe, stając się odpowiednikiem anglosaskiego Clerk of the Court – pośrednikiem pomiędzy stronami a sędziami.
W tej beczce miodu jest jednakże także i łyżka dziegciu. Jak zwykle zresztą. Zacytuję w tym miejscu fragment uzasadnienia tego projektu:
Projektowane rozporządzenie zawiera propozycję przekazania obowiązków sędziów związanych z archiwizacją akt sądowych kierownikom sekretariatów właściwych wydziałów. Z uwagi na fakt, iż czynności te nie są czynnościami orzeczniczymi, brak jest przeszkód do przekazania ich wykonywania kierownikom sekretariatów...
[To by było na tyle, jeśli chodzi o miód, teraz trochę kadzidła: ]
... tym bardziej, że są oni najbardziej doświadczonymi i kompetentnymi pracownikami sekretariatów.
[a teraz, na tak przygotowany grunt, lejemy dziegieć... tak z pół beczki]
Wskazane wyżej zadania będą wykonywane przez kierowników sekretariatów w ramach rozszerzonego zakresu obowiązków, co nie będzie się wiązało z podwyższaniem ich wynagrodzeń, a zatem nie będzie powodowało dodatkowych kosztów.
A zatem planuje się, aby w nagrodę za bycie najbardziej doświadczonymi i kompetentnymi pracownikami dołożyć kierownikom sekretariatów roboty. Roboty wykonywanej za darmo, czyli społecznie, ku chwale i dla dobra. Czy mnie to dziwi? Ano nie, w końcu nakładaniu na sędziów nowych obowiązków także nigdy nie towarzyszyło zwiększenie z tego tytułu wynagrodzenia. Najwidoczniej tutaj próbuje się zastosować ten sam numer. I mogę z góry przewidzieć co będzie dalej. Jak ktoś się upomni o podwyżki dla kierowników sekretariatów z tytułu zwiększenia zakresu obowiązków to usłyszymy że niestety gospodarka w kryzysie, pieniędzy nie ma więc och, przykro, ale skoro wprowadzenie tej nowelizacji miałoby pociągnąć za sobą koszty to niestety nie możemy jej wprowadzić, więc niech sędziowie dalej to robią, bo im nie trzeba dopłacać. Obym się tym razem mylił...
